Após o estudo de tudo o que rodeia o tema comunicação, é fato comprovado a importância da mesma no gerenciamento, mas principalmente em gerenciamento de projetos.
Pela pesquisa realizada pelo PMI, capítulo Rio de Janeiro, a Comunicação aparece em segundo lugar no rol de problemas em projetos com menção em 71% das empresas pesquisadas no 'Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos - 2005', ficando atrás apenas do item prazos, com 72%.
Práticas aqui citadas, como a análise de requisitos e elaboração do plano de comunicação durante a fase de planejamento do projeto, as habilidades de comunicação e métodos de distribuição das informações na fase de execução do projeto, e principalmente o gerenciamento dos stakeholders na fase de monitoramento e controle, através da comunicação direta e objetiva e com o registro dos problemas, traz ao gerente de projeto melhorias na aderência ao escopo, tempo e custo planejados dentro do projeto.
No fator relacionamentos, as comunicações frequentes, através de telefonemas, emails, impressos, vídeo conferências, as reuniões de avaliação e de lições aprendidas, realizadas ao final de cada fase e ao final da conclusão do projeto, entre gerente de projeto e equipe de projeto, e entre gerente de projeto e stakeholders, traz um retorno extremamente positivo para a equipe. Fortalece o convívio, a confiança entre os envolvidos e o trabalho focado no resultado, além de indiretamente motivar e enriquecer os membros da equipe.
Embora negligenciado pela grande maioria dos gerentes de projetos, a aplicação das melhores práticas da gestão da comunicação em projetos, citadas neste trabalho, contribui efetivamente para uma potencial melhora na entrega dos projetos, além de auxiliar substancialmente ao gerente de projetos nos aspectos de saber o quê divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e através de quais maneiras fazer fluir as informações para cada interessado.
Um projeto bem sucedido depende das pessoas envolvidas. E lidar com pessoas é uma tarefa delicada, uma vez que cada integrante da equipe do projeto tem seu ponto de vista e maneira própria de receber e compreender a informação. Maneira esta que facilmente pode divergir (e diverge) da meta proposta pelo gerente, do objetivo desejado e de como alcançá-lo. Isto colocado, o gerente de projetos tem como saída para conseguir satisfazer a todos através da comunicação combinada com soft skills (as características dinâmicas, pessoais e imparciais de cada indivíduo). Um gerenciamento de comunicação adequado e efetivo com todos os recursos envolvidos, fornece informação suficiente para tomadas de decisão e contribui substancialmente para o sucesso do empreendimento.
Espera-se que esta série de postagens contribua com a sensibilidade e com os resultados do gerente de projetos, mostrando as melhores práticas, e com estas melhorar a comunicação entre ele, sua equipe e os stakeholders, reduzindo assim os conflitos e entregando os seus projetos com mais qualidade.
Até o nosso próximo post pessoal!
Um abraço! Weslei Carraro.
