Comunicação em Projetos, parte 3: Melhores práticas durante a fase de planejamento do projeto

Olá amigos, tudo bem? Na fase de planejamento do projeto, temos três atividades importantes: análise de requisitos, tecnologias de comunicação e plano de gerenciamento da comunicação. Vamos detalhar cada uma delas:

Análise de requisitos

Atividade fundamental que envolve analisar e determinar as necessidades de informação por parte de cada stakeholder, combinando tipo, formato e valor dessas informações para o receptor.
Para tanto, existem variadas fontes de informação, as quais podem ser analisadas para auxiliar na definição dos requisitos, como as seguintes:

• Organogramas;
• Relações entre os stakeholders;
• Outros departamentos envolvidos no projeto;
• Quantidade de recursos versus sua localização no projeto em relação às atividades;
• Necessidades externas (imprensa, governo, ONGs);
• As próprias necessidades internas do projeto;
• Informações (documentadas ou não) sobre os stakeholders.

A partir da análise dos itens acima, obtêm-se informação pertinente para ser distribuída aos stakeholders, mesmo que esta informação seja desagradável. O importante é que estes stakeholders tenham informação suficiente para tomar decisão.
O gerente de projeto deve lançar mão também de uma fórmula bastante usual para definir o grau de complexidade das comunicações dentro do projeto.
O número total de canais de comunicação é n(n-1)/2, em que n = número de partes interessadas. Assim, um projeto com 10 partes interessadas possui 45 canais de comunicação possíveis. (PMBOK, 2004, p.226)
 
Tecnologias de comunicação

Esta atividade trata de analisar e definir os métodos e tecnologias que serão utilizados para que o fluxo de informação para, de e entre os stakeholders ocorra.
Os métodos de comunicação podem ser: a palavra escrita ou falada, emails, relatórios, reuniões, gráficos, bancos de dados, entre outros.
Vários fatores entram em cena para que o gerente de projetos decida qual método escolher e para quem. Esses fatores são:

• Disponibilidade da informação;
• Disponibilidade da tecnologia;
• Formação de pessoal esperada do projeto;
• Duração do projeto;
• Ambiente do projeto.

Realizadas e documentadas estas duas primeiras atividades, temos em mãos conteúdo para criar o plano de gerenciamento das comunicações, que veremos a seguir.

Plano de gerenciamento das comunicações

Este plano, segundo (HELDMAN, 2006), documenta os tipos de necessidades informacionais dos stakeholders, o momento de distribuição das informações e a maneira como serão transmitidas.

O plano de gerenciamento das comunicações pode também incluir diretrizes para reuniões de andamento do projeto, reuniões da equipe do projeto, reuniões eletrônicas e emails. O plano de gerenciamento das comunicações pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genérico, e pode se basear nas necessidades do projeto. O plano de gerenciamento das comunicações faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto geral. (PMBOK, 2004, p.228).

No proximo post falarei sobre as melhores práticas de comunicação, dentro da fase de execução dos projetos. Até lá!

Um abraço! Weslei Carraro.