Comunicação em Projetos, parte 4: Melhores práticas durante a fase de execução do projeto

Pois bem, você iniciou, planejou, detalhou muita coisa. Agora é o momento de pôr em prática as verdadeiras habilidades dentro do eixo "comunicação".

Única atividade do gerenciamento das comunicações do projeto durante a fase de execução do projeto, a distribuição das informações é composta por quatro atividades, que são: habilidades de comunicação, sistemas de coleta e recuperação das informações, métodos de distribuição das informações e processo de lições aprendidas.

Habilidades de Comunicação

No trabalho de um gerente de projeto, cerca de 90% dele é gasto com a comunicação. Dessa forma, é fácil concluir a importância que estas habilidades detêm. Uma boa comunicação proporciona um ambiente franco e confiável de trabalho. Segundo (HELDMAN,2006), a capacidade de se comunicar bem é o maior patrimônio de um gerente de projetos.

Comunicação é a troca de informações. Toda comunicação possui:

• Emissor: aquele que envia a mensagem, que deve ser clara e objetiva.
• Mensagem: informação que é enviada e recebida. Pode ser oral, escrita, formal, informal, interna, externa, horizontal ou vertical.
• Receptor: aquele que recebe a informação e deve compreendê-la e certificar-se que recebeu todos os dados pertinentes a si.

Formas de comunicar

A forma oral e escrita são os principais meios de comunicação. A oral é mais fácil e mais rápida. Já á escrita é excelente para transmitir detalhes, pois permite ao receptor a oportunidade e liberdade de ler e rever o que porventura não tenha assimilado na sua primeira interação.
Ambas podem ser formais, como as palestras ou discursos, ou relatórios sobre o status do projeto. A abordagem informal é mais usada na comunicação com os stakeholders e integrantes da equipe, fora das reuniões. Dessa forma, o gerente se mostra aberto e amistoso quando for procurado para resolver algum problema ou duvida.

Mesmo assim, as pessoas só assimilam uma quantidade limitada de informação por vez. Como gerente, algumas técnicas são imprescindíveis:

• demonstre interesse no que esta sendo dito;
• olhe nos olhos do falante;
• quando estiver ouvindo, acene com a cabeça em concordância, sorria e faça comentários pertinentes;
• jamais interrompa quando alguém esta falando. Mas , quando o assunto desviar, seja educado, chame a pessoa pelo nome e faça a sugestão de continuar a conversa sobre o determinado assunto depois.

Sistemas de coleta e recuperação de informações

São as maneiras como as informações são armazenadas entre os membros da equipe. Podem ser elementos como o software de gerenciamento de projetos, sistemas de arquivos manuais (gavetões com fichas e pastas), o site do projeto na intranet e ainda bancos de dados eletrônicos.

Métodos de distribuição das informações

As informações recolhidas pelos meios acima devem ser enviadas aos stakeholders usando diversos métodos:

• Reuniões do projeto, distribuir impressos, arquivos manuais e eletrônicos compartilhados;
• Email, fax, telefone, vídeo conferência;
• Site do projeto na intranet, portais colaborativos e wikis.

Lições aprendidas

Lições aprendidas é a atividade na qual as informações relevantes para o projeto, sejam estas positivas ou negativas, são documentadas de modo a servir para projetos futuros, ou mesmo para o projeto atual.
Para isto, devem ser feitas reuniões de lições aprendidas ao final de cada fase e no final do projeto. É obrigação profissional do gerente de projetos realizar essas reuniões e, também que a equipe compreenda o que deu certo e o que deu errado até então. As reuniões de lições aprendidas também são úteis para favorecer o desenvolvimento da equipe, uma vez que elas criam uma atmosfera de confiança, compartilhamento e desempenho individual e coletivo da equipe. 
Após a coleta, recuperação e distribuição das informações temos em mãos o suficiente para documentar e criar os seguintes ativos:

• Documentação das lições aprendidas;
• Registros do projeto (memorandos, fichas, formulários);
• Relatórios do projeto (relatórios de acompanhamento, minutas de reuniões);
• Apresentações do projetos (impressos, slides eletrônicos);
• Feedback dos stakeholders (relacionado às lições aprendidas);
• Notificação aos stakeholders (deixá-los cientes das aprovações das mudanças).

Ativos estes que serão de extrema importância para projetos futuros, como forma de gestão de conhecimento da equipe.

No próximo post falarei sobre os dois últimos, mas não menos importantes tópicos: relatório de desempenho, e o gerenciamento de stakeholders. Até lá!

Um abraço! Weslei Carraro.